Çalışma masasında kâğıt birikmesini önlemek

Çalışma masası bir gün kâğıt tepsisi, ertesi gün ikinci bir dolap olur. Fatura, çizim, boş zarf ve kuru kalem üst üste binince asıl işe yer kalmaz. Düzen, her kâğıdı saklamak değil, masada yalnızca bu hafta lazım olanı tutmaktır. Geri kalanı tek bir dosyaya veya geri dönüşüme gider. Masa, arşiv değildir.

Masada ne durabilir

Bugün kullanılacak defter, çalışan kalem ve bir bardak su yeter. Okunmuş gazete, boş kutu ve şarjı bitmiş eski kulaklık masayı doldurur. Her akşam masayı bir karış boşaltın. Bu, çekmece düzeni ile aynı fikirdir: görünür alan sınırlıdır. Sığmayan kâğıt, önemli olduğu için değil, karar verilmediği için oradadır. Karar vermeden üst üste koymak yığını büyütür.

Üç kutu yeter

Bir kutu bu hafta, bir kutu saklanacak, bir kutu gidecek. Gelen kâğıt önce bu hafta kutusuna girer. Hafta sonunda o kutu boşalmazsa içinden yarısını saklanacak veya gidecek kutusuna ayırın. Saklanacaklar için evde tek bir dosya yeter. Her odaya ayrı evrak yığını açmayın. Gidecek kutu dolunca aynı gün geri dönüşüme veya imhaya ayırın. Bekleyen kutu, ikinci bir masa olur.

Kişisel bilgi taşıyan kâğıt

Üzerinde adres, kimlik veya hesap bilgisi olan kâğıdı açık masada bırakmayın. Misafir ve çocuk o sayfayı görebilir. Saklayacaksanız kapalı bir dosyada, mümkünse evin daha az gezilen bir yerinde durun. Atacağınız sayfayı bütün halde çöpe atmak yerine okunmayacak şekilde yırtın. Emin olmadığınız bir belgeyi, ne olduğunu anlamadan atmayın. Kısa bir notla üzerine tarih yazmak, altı ay sonra işe yarar.

Kalem, kablo ve fincan

Bitmiş kalem ve kurumuş keçeli, kutuda yer kaplar. Çalışanları bir kapta tutun, diğerini ayırın. Fincan altlığı olmadan masada çay içmek, kâğıtta halka bırakır. İş bitince fincanı mutfağa götürün. Şarj kablosunu kâğıdın altına sıkıştırmayın. Kitaplık gibi masa da toz tutar; haftada bir kuru bez, kâğıtları ıslatmadan yeter. Islak bez mürekkebi dağıtır.

Ekran ve ışık

Ekranın tam karşısına pencere geliyorsa yansıma yorar. Perdeyi hafif çekmek veya ekranı çevirmek yeter. Masa lambası kâğıdın üstüne gölge düşürmesin. Sandalye yüksekliği dirsekleri germemeli. Bu bir ofis projesi değildir; iki kitapla yükselen bir ekran bile boyun ağrısını azaltabilir. Kabloları kâğıt yığınının içinden geçirmeyin. Ayağa takılan kablo, hem bardağı hem dosyayı düşürür.

Haftalık sıfırlama

Cuma veya pazar, on dakika: bu hafta kutusu, masa üstü ve çöp. Yeni kâğıt geldiğinde eskisine bakmadan üstüne koymak yasak olsun. Ortak masadaysa herkesin kendi kutusu olsun. Tek ortak yığın, kimin evrakı olduğu kavgasına döner. Çocuk ödevi masayı kaplıyorsa sizinki bir klasöre çekilsin, akşam yer değiştirin. İki iş aynı anda aynı karışta durmasın.

Sık sorulan sorular

Her fatura saklanmalı mı? Hayır. İşinize yarayacak olanı tek dosyada tutun, diğerini ayırın. Emin değilseniz bir süre bu hafta kutusunda bekletin.

Masa her gün boş olmak zorunda mı? Değil. Bugünün işi durabilir. Haftalık yığın ve kişisel bilgili kâğıt durmamalıdır.

Kutu yerine zarf olur mu? Olur. Önemli olan üç ayrımın karışmamasıdır: bu hafta, sakla, gönder.